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20 dicas para modernizar edifícios

À medida que as edificações envelhecem, surge a necessidade de obras. Algumas estruturais e funcionais, outras com caráter mais estético. Um piso, uma cobertura ou uma fachada que ainda tenham boa usabilidade são trocados visando modernização arquitetônica, acessibilidade, segurança, adequação a legislações ou mesmo valorização do patrimônio.

 

O nobre e novo bairro do Setor Sudoeste, em Brasília, tem prédios ainda sendo entregues, e outros que já estão para completar 25 anos de idade. Nota-se que diversos prédios residenciais já passaram por uma revitalização (retrofit) em suas fachadas, portarias, pilotis, salão de festas e áreas comuns. Os prédios que ainda não passaram destoam no horizonte.

 

Ao mesmo tempo em que muitos veem como positivos esses necessários avanços, uma minoria vê apenas o lado negativo das intervenções: as taxas extras e os transtornos associados à rotina de obras, como sujeira, entulho, barulho e circulação de operários.

 

Com base em minha experiência em administração de condomínios e visão de mercado, listo 20 dicas para a execução de obras em condomínios:

 

Não opte pela empresa mais barata, mas sim pela que possui maior solidez financeira, experiência e compromisso de longo prazo. Os orçamentos são muito importantes para balizar as decisões, mas o síndico não tem obrigação de contratar o preço mais baixo. Pague o preço justo, mas não economize, evitando assim transtornos futuros;

 

  • Monte um conselho de obras para compartilhar as decisões e visões;
  • Verifique o histórico da prestadora de serviço em si e também de seus dirigentes. Há empresas que em tese já prestaram serviços para grandes clientes, mas possuem diversos CNPJs, são alvos de pesadas ações na Justiça e que são registradas em nome de terceiros que, às vezes, sequer participam das decisões ou execução das obras;
  • Consulte os clientes anteriores dos construtores selecionados. Visite as obras e serviços supostamente executados para comprovar sua veracidade e qualidade;
  • Contrate ou exija seguro específico para as obras; são muito baratos frente ao total do investimento;
  • Pense nas pessoas mais pobres. Muitos itens como vasos sanitários, recortes de piso, vidros e armários são descartados em contêineres de entulho, apesar de estarem em boas condições de uso. Há muitas entidades que recebem doações deste tipo de material;
  • Pense na sustentabilidade do planeta. O tema de reciclagem de resíduos de construção está cada vez mais presente no Brasil e no mundo. Em nosso prédio, vários itens em uso (vidros, vasos, quadros de aviso, obras de arte, etc) são oriundos de contêineres de entulho do bairro;
  • Importante reforçar a máxima: o incômodo é temporário e os benefícios permanentes;
  • Implemente barreiras físicas quando necessário para bloquear o trânsito de apressados ou rebeldes. Em obras em andamento, já vi pessoas invadindo áreas isoladas e de risco, apesar de avisos e sinalizações;
  • Pense no legado que está sendo deixado para o condomínio e durma realizado como ser humano. O reconhecimento do público pode não ser o esperado. Por vezes, ignoram o trabalho, tempo e riscos envolvidos. No entanto, é necessário manter o idealismo vivo;
  • A fila dos que reclamam e criticam pode ser grande e dos que ajudam pequena. Assim, uma atitude de frieza e indiferença das pessoas deve ser interpretada como um sinal positivo. Ela significa que as atividades estão transcorrendo bem e sem impactar de forma negativa a rotina da edificação.
  • Fotografe e filme o “antes”, o “durante” e o “depois” da obra. Os mais empolgados podem até produzir um pequeno documentário sobre a obra;
  • Contrate arquitetos, designers de interiores, engenheiros e mesmo advogados para orientação. As ideias deles provavelmente são melhores que as suas;
  • A forma com que tratamos o lixo atualmente é diferente e sua quantidade produzida vai muito além do que era no passado. Dessa forma, novas obras devem levar em conta esse fato. Algumas edificações podem prever também local para alocação de contêineres de entulho de obras;
  • O uso de bicicletas e patinetes nas grandes cidades só aumenta. A criação ou adaptação de local para estacioná-los, seja em prédios comerciais ou residenciais, é muito importante;
  • O reúso de água é uma tendência forte, seja pelo lado financeiro, ambiental ou mesmo em razão da redução de disponibilidade dos recursos hídricos.
  • A instalação de placas de captação solar para geração de energia está cada vez mais difundida e acessível.
  • Carros elétricos passam aos poucos a serem usados no Brasil. Novos prédios ou aqueles passando por expressiva modificação devem prever local para recarga desses veículos.
  • Para edificações maiores, às vezes contrata-se uma empresa para executar a obra e outra para fiscalizá-lavisando a imparcialidade.
  • Participe de cursos e visitas técnicas. Veja outros prédios que tenham uma trajetória de sucesso. De forma geral, os administradores prediais estão de coração aberto para compartilhar suas glórias e experiências.

 

Fonte: Síndico Net

Organização de documentos e a transparência em condomínios

Como qualquer empresa, os condomínios também possuem diversos documentos que precisam ser devidamente armazenados. Sendo assim, os síndicos são as pessoas responsáveis por realizar essa tarefa e manter a integridade dos mesmos, para que possam ser devidamente entregues aos sucessores ou, até mesmo, para uma auditoria, demonstrando a transparência da gestão, comprovando pagamentos ou para consultar informações ou outras finalidades. É importante que esses documentos e comprovantes estejam organizados, tendo em vista que representam o histórico do condomínio.

 

Além dessa documentação, as guias pagas de FGTS também precisam ser guardadas por no mínimo sete anos, por precaução de ações trabalhistas.

 

Todo mês, muitos papéis se acumulam nos condomínios, mas não é recomendável que fiquem na residência do síndico. É ideal é que o condomínio tenha um local restrito, como uma sala reservada, ou na administradora, com acesso somente ao síndico, para que os documentos sejam arquivados em segurança.

Prestação de contas

Há uma lei que obriga empresas públicas e privadas prestadoras de serviços a enviarem anualmente a seus clientes uma declaração de quitação de débito, evitando que sejam guardados os documentos pagos mês a mês. Sendo assim, basta apenas o mesmo para apresentar a declaração de quitação. Mas, só funciona para rápidas consultas. Para consultas mais detalhadas, são necessários os comprovantes individuais, que devem estar devidamente arquivados.

O que checar antes de assumir o cargo de síndico

Ao assumir a gestão de um condomínio, o novo síndico – seja ele profissional ou não – deve tomar uma série de cuidados para começar com o pé direito e conseguir realizar uma boa gestão.

Além disso, deve também evitar que erros de gestões anteriores possam respingar na sua administração presente.

Portanto, é fundamental o novo síndico estar bem informado e a par da situação do local.

Pensando nisso, fizemos um levantamento – e um checklist para download (no final da matéria) – dos principais pontos a serem checados e providenciados quando o novo síndico assumir. Desde a assembleia de eleição até o momento em que sua gestão começa efetivamente, o que você precisa saber, está aqui.

 

Na assembleia de eleição do novo síndico
É importante que logo na assembleia de eleição do novo síndico já haja uma data para que o novo gestor receba, do síndico anterior, toda a documentação necessária para a sua atuação.

“Esse prazo deve, inclusive, deve constar na ata da assembleia. Isso ajuda caso a gestão anterior não queria disponibilizar os documentos e seja necessário entrar com uma ação judicial. Com a ata em mãos o juiz tem mais instrumentos para agir com mais rapidez”, explica o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Postura do novo síndico em relação à gestão anterior
Nada combina menos com o trabalho do síndico do que a inércia. A ideia de “se estava assim antes, pode continuar da mesma maneira” para algo que não está correto ou adequado para o condomínio é perigosa e tende a ser negativa para toda a comunidade.

Por isso, se algo está errado, como falta de inspeção do para-raios, avcb vencido ou previsão orçamentária deficitária, arregace as mangas e mãos à obra.

O síndico deve ter uma postura pró-ativa e saber como levar adiante as mudanças que precisam ser feitas. Para isso, um bom planejamento e uso do bom senso são fundamentais, explica Julio Paim, diretor do SíndicoNet

Outro ponto importante é ter o cuidado em manter um diálogo com o gestor anterior para que a transição não seja traumática.

Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como algo relacionado a uma obra em andamento no condomínio ou outras questões específicas, ressalta Julio.

No caso de constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.

Ao assumir o cargo, é também muito saudável e válido o novo síndico enviar uma carta de apresentação aos condôminos.

A administradora é uma grande aliada do síndico e o mesmo deve se sentir confortável em trabalhar com a empresa. É importante, ao assumir o condomínio, conhecer o contrato de prestação de serviços, e quem faz o atendimento ao condomínio.

Uma visita à empresa para uma reunião também é altamente recomendado para tirar dúvidas e alinhar a parceria.

1) LISTA DE MORADORES ATUALIZADA (prioridade alta)

“Deve ser a prioridade zero quando se assume um condomínio”, assinala Alexandre Marques.

Isso porque sem essa lista fica muito difícil cobrar um condômino inadimplente corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio deve ajudar o síndico a manter essa lista sempre atualizada.

2) LISTA DE DOCUMENTOS ATUALIZADOS

Todos os contratos de prestação de serviço
RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo)
AVCB
Habite-se anterior
Brigada de incêndio
Análise de água
Plantas do condomínio
Certificados de dedetização, limpeza de caixas d´água e outros serviços realizados.

3) ATUALIZAR DADOS NA RECEITA FEDERAL

“Só assim é possível atualizar o certificado digital. Sem ele, o pagamento de funcionários e de tributos fica prejudicado, o que é péssimo para o condomínio”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

4) ATUALIZAR DADOS NO BANCO

“Em muitos bancos, caso isso não seja feito, a movimentação financeira pode ficar bloqueada, o que é um problema bastante sério”, aponta Gabriel Karpat.

Isso porque o banco sabe quando termina uma gestão e começa a outra. E, ao terminar a gestão, o antigo síndico não tem mais poder para decidir sobre as contas do condomínio.

5) CHECAR O SEGURO DO CONDOMÍNIO (prioridade alta)

O seguro do condomínio estar em dia é uma das obrigações mais sérias do síndico.

“Já imaginou se há um incêndio e a apólice está vencida? O síndico pode ser condenado civil e criminalmente pelo ocorrido”, indaga o síndico profissional Nilton Savieto.

Ele também alerta para que os novos síndicos se atentem aos valores segurados pela apólice, de forma a serem realmente o necessário para cobrir os custos de uma reconstrução.

6) CERTIDÕES DE DÉBITO NEGATIVAS

Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS e tributos federais e municipais é facil através da internet.

Assim, o novo síndico já fica a par de possíveis dívidas e evita-se sustos como funcionários cobrando direitos que não foram pagos corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.

7) AÇÕES JUDICIAIS EM CURSO

Estar a par das ações judiciais envolvendo o condomínio é fundamental.

“O novo síndico pode verificar isso rapidamente com o advogado do condomínio ou com a administradora. É fundamental se inteirar do processo”, assinala o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

8) REVER OS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO

“Quando eu assumo a gestão de um novo condomínio, revejo todos os contratos de manutenção. Chamo a empresa para conversar, tiro as dúvidas e vejo se está sendo cumprido o contrato, se o preço está de acordo com o que está sendo oferecido para o condomínio”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.

Estudar esses contratos é fundamental para que o síndico conheça os fornecedores e tenha segurança na hora de cobrar o que está descrito no contrato.

9) FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO

A folha de pagamento é o item mais pesado do condomínio. Dar a devida atenção à escala de trabalho dos funcionários ajuda, e muito a manter as contas equilibradas no empreendimento.

“Fazer uma análise criteriosa de horas extras, por exemplo, pode resultar em uma boa economia para o condomínio todos os meses”, explica Gabriel Karpat.

Outro ponto importante sobre os funcionários do condomínio é checar junto à administradora se a documentação trabalhista está em dia. Obrigações como PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) – NR 09 do Ministério do Trabalho e Emprego – e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) – NR 07 o Ministério do Trabalho e Emprego.

Respeitar outras obrigações junto aos funcionários como a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), caso seja o caso, assim como diversos outros dispositivos da legislação trabalhista que abranjam o empreendimento é fundamental.

10) EMPRESA TERCEIRIZADORA

Caso o seu condomínio conte com uma parceira do tipo, é fundamental cobrar periodicamente – de preferência, no máximo a cada três meses – as certidões de quite com o INSS e o FGTS. Dessa forma, o gestor resguarda o condomínio de possíveis ações trabalhistas no futuro.

Da mesma forma que o item anterior, também é importante estudar a escala dos funcionários, de forma a saber se a mesma não está onerando o condomínio demasiadamente.

Logo ao assumir, o fundamental é pedir uma pesquisa completa sobre a saúde financeira da empresa e ter a certeza de que os funcionários estão sendo pago em dia e que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados.

1) ANÁLISE FINANCEIRA

É muito importante o síndico ter uma noção clara das despesas, o quanto cada item representa do orçamento, assim como saber como está a receita e índice de inadimplência.

Checar principalmente os três últimos balancetes já ajuda a dar um panorama de como está a situação financeira do condomínio.

“Se for possível analisar os últimos doze meses de vida do condomínio, ajuda a dar ainda mais clareza”, argumenta Rosely.

Uma análise mais criteriosa também vai ajuda-lo a conseguir identificar gorduras no orçamento e, assim, propor melhorias e redução de custos.

2) COMPARAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA COM O GASTO EFETIVAMENTE

Um dos melhores termômetros para a saúde financeira do condomínio é comparar o que foi orçado previsão orçamentária com o que está sendo efetivamente gasto.

“Se o seu condomínio tem uma receita mensal de R$ 100 mil e está gastando R$ 90 mil ou R$ 110 mil é importante entender o motivo dessa disparidade”, analisa Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário.

3) CONHECER A INADIMPLÊNCIA

Saber como está a questão dos devedores no seu condomínio é fundamental para poder tomar decisões acertadas sobre a gestão como um todo.

“Às vezes há condôminos que não estão em dia com suas obrigações há dois anos e não há ação na Justiça, não tem ninguém acompanhando. Por isso, é importante que o síndico esteja a par e tome uma decisão no sentido de corrigir essas situações o mais rápido possível”, assinala Hamilton.

Ao perceber que não há um controle efetivo ou regras claras e estabelecidas quanto ao controle de inadimplência, é imprescindível que o novo gestor se organize para pôr ordem nessa questão.

A convocação de uma assembleia para aprovar as novas regras é necessária e recomendável.

4) AUDITORIA DE GASTOS PASSADOS

Se o novo síndico fez um levantamento dos últimos balancetes, cruzou com a pasta de prestação de contas e com os extratos do banco e percebeu que há disparidades, pode ser uma boa dividir com a assembleia a possibilidade de se chamar um auditor para estudar o período.

“Como seria um gasto extra, é importante que esse tipo de investimento seja aprovado em assembleia”, diz Rosely Schwartz.

5) INVESTIMENTOS DO CONDOMÍNIO

Saber como estão aplicados os fundos do condomínio é importante para quem está chegando ao cargo de síndico.

Aplicações em fundos multimercado ou de perfis agressivos não são recomendados.

“Informações do tipo: quais investimentos, quanto e o tipo de garantia a ser dada é fundamental para o síndico. Também sempre alerto para que deixem o dinheiro do condomínio em bancos grandes, evitando assim que o condomínio tome um prejuízo caso o banco quebre”, alerta Nilton Savieto, síndico profissional.

6) ACORDOS FEITOS

O novo síndico deve estar a par do que foi acordado com os inadimplentes que estão pagando suas obrigações em parcelas.

“Ao firmar um acordo, é importante que o mesmo seja um documento assinado, para que, assim, seja possível aos próximos gestores acompanharem, com clareza, a evolução desse pagamento”, ensina Rosely Schwartz.

 

1) AVCB EM DIA

Estar com o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros em dia é fundamental para o condomínio. Além de conferir segurança para a edificação, também comprova que o condomínio está com diversos itens de segurança em dia, como:

Itens de combate ao fogo
Parte elétrica
Para-raios
Sinalização
Saiba mais sobre AVCB
Quais são os equipamentos básicos contra incêndios?

2) SITUAÇÃO DO EXTINTORES

Não é raro encontrar condomínios com extintores vencidos e equipamentos contra incêndio sem manutenção. Além disso, muitos locais sofrem com vandalismo com extintores de incêndio.

Por isso, é importante que os mesmos sejam verificados assim que o síndico assuma o condomínio, e que as datas de vencimento sejam devidamente programadas.

3) OBRAS EM ANDAMENTO

Estar a par das benfeitorias que já estão acontecendo é fundamental para o novo síndico, assim como saber quais etapas da mesma já foram pagas e se há dinheiro em caixa para fazer frente à finalização da mesma.

Verificar também se existem obras em andamento, ou a serem feitas, nas unidades é importante. Principalmente para checar se as mesmas seguem as disposições da norma técnica 16.280, da ABNT, sobre obras em condomínios.

4) CONVERSAR COM O ZELADOR

O responsável pela manutenção do condomínio com certeza tem muitas informações para passar para o novo síndico. Afinal, é ele quem faz o acompanhamento das áreas comuns do condomínio.

“Fazer uma verdadeira inspeção no condomínio todo, com o zelador ou gerente predial, pode ser uma ótima forma de saber do que o condomínio está precisando”, aponta Nilton Savieto.

5) PLANTAS DO CONDOMÍNIO

O síndico deve ter acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. É importante saber, em caso de edificações antigas, onde estão esses papéis. Empreendimentos mais novos costumam ter esses dados em CD ou pendrive.

“O síndico deve ter esses documentos para pode auxiliar quando um condômino precisar fazer uma reforma e saber onde passa um cano, por exemplo”, alerta Hamilton.

6) FOTOS DAS ÁREAS COMUNS

Registrar itens das áreas comuns é importante tanto para efeito de comparação como para alertar os moradores sobre a situação de itens que não estejam muito à mostra.

“Tirar fotos também ajuda quando houver uma assembleia, fica mais fácil para o síndico não apenas aprovar benfeitorias como dividir a responsabilidade caso os condôminos se oponham em executar a melhoria em questão”, aponta Rosely.

Segurança do condomínio
Saber como estão os equipamentos de segurança contra invasões do condomínio ajuda o síndico e a equipe gestora a manter a coletividade mais segura, e também a propor melhorias nesse aspecto para o condomínio.

“É fundamental que aquela coletividade entenda como o síndico pegou o condomínio no primeiro momento, até para saber qual o melhor caminho a ser tomado”, explica a professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Rosely Schwartz.

 

Fonte: Síndico Net

Funções de uma administradora de condomínio: veja as principais atribuições

Administração condominial é um assunto que rende muitas dúvidas. Quais as funções de uma administradora de condomínio? Que papel a prestadora de serviço exerce dentro da gestão? Quanto cobra uma administradora de condomínio? Essas e muitas outras perguntas fazem síndicos de todo o país refletirem se realmente vale a pena contratar o serviço desse tipo de empresa.

Com esta publicação, entenda quais são as funções de uma administradora de condomínio:

Responsabilidades da administradora de condomínio

Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio

Benefícios da administradora para o condomínio

Responsabilidades da administradora de condomínio

Para começar, precisamos determinar quais são as principais funções de uma administradora de condomínio. Em síntese, esse tipo de empresa atua, principalmente, cuidando da gestão financeira, de recursos humanos, jurídica e administrativa do condomínio.

A seguir, vamos abordar cada uma dessas áreas de atuação:

Funções de uma administradora de condomínio na gestão financeira

A gestão financeira do condomínio é um dos principais motivos que levam condomínios a contratar ajuda especializada.

Na parte das finanças, as principais funções de uma administradora de condomínio são:

  • Gerenciar o fundo de reserva do condomínio;
  • Cuidar das contas a pagar;
  • Elaborar os demonstrativos de receitas e despesas;
  • Fornecer assessoria na prestação de contas e previsão orçamentária;
  • Fazer o controle da inadimplência no condomínio, realizando cobranças e desenvolvendo relatórios;
  • Administrar a conta pool, caso o condomínio opte por essa modalidade de serviço.

Funções de uma administradora de condomínio na gestão de recursos humanos

A gestão de recursos humanos é parte imprescindível na administração condominial. E não há condomínio que sobreviva sem uma boa equipe profissionais qualificados ou com problemas nas obrigações trabalhistas.

As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos recursos humanos são:

  • Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
  • Desenvolver e armazenar contratos de trabalho;
  • Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;

As administradoras poderão ficar responsáveis pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários. Porém, essas atividades são tidas como adicionais e, por isso, aumentam o valor do contrato de acordo com as necessidades do condomínio.

Funções de uma administradora de condomínio na gestão jurídica

No âmbito jurídico, a principal função de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico. Nesse quesito, a empresa administradora deve oferecer suporte jurídico em casos de inadimplência.

Por exemplo, a administradora possui todo o conhecimento e pessoal necessário para entrar com uma cobrança judicial de condomínio rapidamente, antes que o problema tome maiores proporções.

Funções de uma administradora de condomínio na gestão administrativa

Por fim, uma das principais funções de uma administradora de condomínio está relacionada ao lado burocrático da vida em condomínio. Faz parte da gestão administrativa oferecida pela empresa:

  • Emitir e enviar boletos para o pagamento da taxa condominial;
  • Organizar os documentos do condomínio;
  • Organizar a pasta de prestação de contas;
  • Cumprir as obrigações fiscais e contábeis do condomínio.

Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio

Uma solução alternativa para resolver problemas na administração condominial é contratar um administrador de condomínio. Esse tipo de profissional autônomo realiza as mesmas funções de uma administradora do condomínio. Porém, por um preço geralmente mais em conta.

Dessa forma, muitas pessoas ficam na dúvida sobre qual a diferença entre síndico e administrador de condomínio. Compreenda quais são as funções de cada prestador de serviço:

Funções do síndico

Em resumo, o síndico é o encarregado pela gestão do condomínio no dia a dia. Essas atribuições são determinadas pelo Art. 1.348 do novo Código Civil brasileiro, instaurado em 2002. Saiba quais são elas:

  • Organizar e convocar reuniões de assembleia geral;
  • Ser representante do condomínio e atuar como porta-voz dos interesses dos condôminos;
  • Cumprir e garantir que sejam cumpridas as normas da legislação interna do condomínio;
  • Zelar pela conservação das áreas comuns;
  • Realizar os serviços de manutenção no empreendimento;
  • Fazer a prestação de contas anualmente e sempre que requisitada;
  • Elaborar a previsão orçamentária uma vez por ano.

Conforme à lei, o síndico é o principal responsável pelo condomínio. Isso significa que o gestor tem responsabilidade civil e criminal. Logo, ele pode responder judicialmente por problemas que ocorrerem ao longo de seu mandato.

No entanto, isso não quer dizer que a culpa jogada apenas no síndico. O prestador de serviço também pode ser responsabilizado judicialmente pelos erros caso seja comprovado negligência ou má fé da sua parte. O termo utilizado para definir isso é responsabilidade solidária entre condomínio e administradora e que garante que ambas as partes terão de responder civil ou criminalmente se houver má administração.

Funções do administrador de condomínio

Enfim, vamos ressaltar quais são as atribuições de um administrador do condomínio. Resumidamente, esse profissional cuida exclusivamente da parte administrativa e burocrática bem como as funções de uma administradora de condomínio.

Confira a relação de funções de um administrador de condomínio:

  • Gerenciar a conta corrente, inclusive o fundo de reserva;
  • Montar balancetes e demonstrativos de receitas e despesas;
  • Organizar os documentos e a pasta de prestação de contas;
  • Pagar as despesas mensais do condomínio;
  • Emitir os boletos para o pagamento da taxa condominial;
  • Elaborar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio, além dos contratos de trabalho;
  • Gerenciar todas as obrigações fiscais e contábeis do condomínio;
  • Assessorar o síndico em questões judiciais, contábeis, financeiras e trabalhistas.

Além disso, uma grande diferença entre o trabalho do síndico e do administrador condominial está na remuneração. Enquanto que o cargo do síndico pode ser ocupado por um morador do condomínio, o administrador de condomínio recebe salário, obrigatoriamente.

Para finalizar, é importante falar também sobre as funções de auxiliar administrativo de condomínio. Apesar de parecer similar, as atribuições desse profissional são de nível mais prático, como:

  • Escrever cartas de advertências ou multas;
  • Auxiliar em reuniões de assembleias gerais;
  • Organizar documentos administrativos, contas e contratos;
  • Redigir comunicados ou circulares;
  • Organizar a reserva de áreas comuns, como salão de festas.

Dessa forma, os auxiliares administrativos de condomínio devem estar abaixo do síndico e do administrador de condomínio, como uma espécie de ajudante.

Benefícios da administradora para o condomínio

Antes de fechar contrato com a primeira empresa que você encontrar, existem coisas que os síndicos devem analisar, uma vez que nem todos os condomínios precisam de mão de obra externa para ajudar na administração. E, em uma época de crise, é importante realizar apenas gastos necessários.

Saiba quais são as vantagens e desvantagens de contratar uma administradora para o condomínio:

Vantagens da contratação da administradora de condomínio

Alguns benefícios de contar com as funções de uma administradora de condomínio são:

  • Melhor controle da inadimplência;
  • Síndico tem mais tempo para focar em outras demandas;
  • Contar com o auxílio especializado em questões contábeis, jurídicas e burocráticas;
  • Receber reduções nas taxas bancárias, visto que administradoras conseguem fazer acordos melhores com bancos;
  • Possível redução de despesas e diminuição do preço da taxa condominial.

Desvantagens da contratação da administradora de condomínio

Por outro lado, o síndico deve ter conhecimento sobre alguns pontos sobre o serviço da administradora de condomínio:

  • Gasto mensal para o condomínio;
  • O síndico perde o controle total sobre as finanças e as contas bancárias do condomínio, principalmente quando se utiliza conta pool;
  • Como todos os processos são realizados pela empresa, a burocracia pode se tornar um empecilho no dia a dia do condomínio;
  • Nem sempre há transparência quanto às taxas cobradas pela administradora;
  • Condomínio pode sofrer com fraudes, desvios de dinheiro e outros tipos de irregularidades;
  • As ações são realizadas de forma manual, o que pode resultar em problemas e erros.

Se contratar uma administradora não é prioridade para o condomínio que você gerencia, uma dica é fazer a autoadministração. Dessa maneira, o síndico e o conselho fiscal ficam responsáveis por realizar as funções de uma administradora de condomínio. Nessas situações, é essencial contar com aparelhos que facilitam o trabalho, como softwares de gestão condominial.

Fonte: Townsq

Portaria remota

Qual deve ser a preocupação do síndico na contratação de uma portaria remota?

É preciso saber o que é necessário para garantir a segurança máxima do condomínio

A portaria remota tem crescido no Brasil cerca de 150% ao ano, de acordo com a Associação Brasileira de Sistemas Eletrônicos de Segurança (ABESE), fato que contribui para o potencial dessa tecnologia ser cada vez mais utilizada e desenvolvida no país. Muitos síndicos pesquisam, cotam e fazem orçamentos para diminuir os gastos dos condomínios; e dentre uma ou outra reunião, os moradores acabam optando por serviços mais baratos e que podem fragilizar a segurança. Para os que já optaram pela portaria remota, sabem que há inúmeros benefícios para o condomínio e não apenas financeiramente.

Mas, afinal, o que o síndico precisa se preocupar ao contratar esse tipo de serviço? Quais são as vantagens que ele oferece frente a outros modelos? Como fazer a adaptação de sistema com os moradores?

“A Portaria Remota é a automação e a gestão dos processos e acessos do condomínio remotamente, controlando todo o ambiente. Quando se implanta isso, é feito um estudo e análise do que o condomínio tem, do que ele precisa, e de onde precisa se adaptar”, explica Walter Uvo, especialista em tecnologia de condomínios da MinhaPortaria.com.

O porteiro convencional agora sai de cena para estar em uma central muito bem equipada e com vigilância 24 horas. A principal diferença da portaria remota é justamente a segurança.

Hoje, muitos condomínios usam o sistema conhecido como portaria eletrônica ou virtual, em que os acessos ao condomínio são feitos por um interfone externo, com o número do apartamento ou casa que o visitante disca e é autorizado pelo morador a entrar. Esse tipo de modelo fragiliza a segurança, pois o morador não é especializado no assunto, além de correr o risco de uma criança atender e liberar a entrada de estranhos.

De acordo com o especialista, para quem opta pela portaria remota há um processo pelo qual síndicos, moradores e outros funcionários envolvidos no prédio devem passar por um treinamento, onde a primeira semana da implantação da nova tecnologia é possível contar com um técnico responsável e logo no primeiro dia já é feito o cadastramento da biometria e foto com cada um dos moradores.

Nesse primeiro encontro já é passado como funciona o sistema, manual e guia.

Na portaria remota, todos os processos de acesso do condomínio ficam em uma central e ficam registrados. Um dos maiores facilitadores é que, em casos de emergências — como um aparelho que apresentou um problema, um portão quebrado etc. — o sistema avisa imediatamente e na mesma hora é chamado um técnico para arrumar, sem custos adicionais para o condomínio, sem a necessidade de fazer orçamentos com terceiros e ter a aprovação do síndico.

“Isso gera uma flexibilidade e mobilidade maior. É um investimento em preventiva de uma forma eficiente. Claro que no começo de qualquer processo é mais complicado, pois você sai da zona de conforto e tem que se adaptar, mas tudo para garantir os benefícios”, afirma.

Ele diz que é preciso entender que a portaria remota tem um custo inicial mais alto que outros modelos de portaria, mas que a eficiência em segurança é mais reforçada e a redução de custos chega a médio prazo.

Fonte: Sindiconet

E- Social

Síndicos devem estar atentos às mudanças na forma de envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais, e cumprir prazos para evitar multas que podem chegar a R$ 233 mil, alerta a Lello; cadastro em sistema e certificação digital serão obrigatórias; erros ou descuidos podem gerar penalizações

O E-social, um novo sistema online do governo federal já obrigatório nas grandes empresas desde janeiro deste ano, vai alterar a rotina dos condomínios residenciais a partir de julho. Os síndicos de todo o Brasil deverão estar atentos às mudanças na forma do envio, à União, de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais do edifício, e cumprir os prazos estabelecidos para evitar multas que podem chegar a R$ 233 mil.

Qualquer erro ou descuido pode gerar penalizações financeiras aos prédios.  O alerta é da Lello, administradora de condomínios líder de mercado no Brasil, com filiais na cidade de São Paulo, Grande ABC, interior e litoral do Estado.

Segundo a empresa, trata-se de uma importante mudança na maneira como os condomínios deverão cumprir as suas obrigações junto ao poder público.

“Todo condomínio possui funcionários, próprios ou terceirizados, e contrata serviços de empresas, como manutenção e jardinagem. Por isso os edifícios residenciais também se enquadram na obrigatoriedade de usar o E-social, enviando as informações necessárias nos prazos corretos”, diz Angélica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da Lello Condomínios.

Segundo ela, é fundamental que o condomínio faça o cadastro no sistema do governo, com informações consistentes sobre seus funcionários e demais prestadores de serviços, mesmo sem vínculo empregatício.

Caso o síndico seja isento do pagamento do condomínio ou receba pró-labore, essas informações também devem ser inseridas no E-social, para validação. Também é necessário que o condomínio tenha um certificado digital para usar o sistema. Esse certificado deve ser emitido por autoridade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Na fase 1, a partir de julho, será obrigatório inserir no E-social as informações sobre os condomínios, cargos e funções dos funcionários, valores a serem usados no pagamento de salários e encargos, incluindo férias, e os horários e turnos de trabalho, entre outras informações.

Já a partir de setembro será obrigatório que os condomínios enviem pelo E-social informações como novas admissões, afastamentos por férias, licença médica e outros motivos, demissões, alterações de contratos de trabalho e mudanças cadastrais dos trabalhadores.

Em novembro os condomínios passarão a ter de enviar, até o dia 7 do mês seguinte, as informações sobre a folha de pagamento dos funcionários. Em janeiro haverá a unificação de todas as contribuições previdenciárias devidas pelos condomínios, com substituição de guia de informações. A partir dessa data os prédios também deverão enviar pelo E-social dados sobre a segurança e a saúde dos trabalhadores.

Segundo Angélica Arbex, da Lello, os síndicos precisam estar atentos a algumas alterações importantes com a entrada do e-social. Na admissão de funcionários, por exemplo, o registro preliminar daquele que for contratado deve ser comunicado até o final do dia imediatamente anterior do início da prestação do serviço. No desligamento, o prazo para envio será de 10 dias.

“Haverá prazos rígidos também para informar sobre afastamentos”, afirma.

A gerente da Lello Condomínios alerta para alguns pontos críticos a serem observados com a entrada em vigor do E-social. Na troca de síndicos, por exemplo, o nome do responsável deverá ser alterado junto à Receita Federal. Consequentemente, deverá ser atualizado o certificado digital do condomínio.

“Os síndicos deverão orientar seus funcionários a manterem seus dados cadastrais atualizados junto ao condomínio para não gerar multas”, diz Angélica. Ela lembra que as multas e penalidades do E-social passam a ser praticamente online, ou seja, o responsável será advertido em tempo real caso não cumpra com o envio das informações.

Fonte: Sindiconet

MEIs impactam administração de condomínios

Atenção na hora da contratação previne possíveis inseguranças jurídicas

Com o crescimento no número de prestadores de serviços com cadastro de Microempreendedor Individual – MEI, é inevitável se deparar com propostas oriundas dessas novas empresas. Segundo dados do Governo Federal, só nos dois primeiros meses de 2018, foram criadas 338.184 MEIs no País, que representam 84,2% do total de novas empresas brasileiras. Do pintor ao síndico, são inúmeras as modalidades em que o formato permite a atuação profissional. Por isso, é imprescindível os administradores estarem atentos sobre como os serviços dessas novas empresas podem interagir com o dia a dia e demandas de cada condomínio.

Nos rol dos serviços mais recorrentes em condomínios, um importante aspecto já provoca mudanças no formato de contratação de MEIs. Isso porque, a partir da Lei Complementar 147/2014, que institui o Microempreendedor Individual, há incidência de 20% em contribuição previdenciária patronal sobre o valor da nota fiscal para as atividades de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e de manutenção e reparo de veículos. Montante que deverá ser pago pelo contratante do MEI.

“A informação e recolhimento patronal dessas atividades são feitos através da guia de INSS mensal que é gerada pela Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)”, esclarece o gerente contábil Jahuanny Borges. Ele comenta que “caso se contrate um serviço de pintura por um MEI ao custo de R$ 1 mil, deve atentar-se que àquele serviço cabe contribuição patronal ao condomínio, onde ao final das contas, custará R$ 1.200 ao condomínio”, exemplifica.

Para a contratação, o gerente contábil também orienta atenção e pesquisa da situação do MEI. “É preciso verificar se a situação do prestador é regular e se os serviços que ele se propõe a atender são realmente os que estão cadastrados no seu registro”, lembra. Segundo ele, a empresa ou condomínio que contratar MEI para prestação de serviços diferentes dos declarados na inscrição da pessoa jurídica poderá estar sujeita às incidências previdenciárias decorrentes da contratação de pessoa física.

“Isso traz um risco ao contratante, pois pode configurar outra conotação contratual e gerar até mesmo processos trabalhistas no futuro. Caso a fiscalização constate que a atividade contratada não constitui uma prestação de serviços autorizada para ser desempenhada por MEI, o contratante será obrigado a tratar a operação como remuneração a contribuinte individual e terá responsabilidade, inclusive, pelos tributos não retidos na fonte”, expõe.

O especialista ainda indica que, a fim de reforçar a segurança jurídica entre as partes, é importante elaborar um contrato formal delimitando serviços e apontando comprometimentos do prestador. “É interessante para o condomínio firmar um contrato de prestação de serviço. Lá deve constar o detalhamento do que será feito, prazos, preços e cláusulas obrigatórias, inclusive determinar o uso de EPIs. Assim o condomínio estará resguardado do comprometimento mútuo entre tomador e prestador”, afirma.

E, alerta que é indispensável ter clareza sobre o que dispõe a lei quando estabelece o Microempreendedor Individual. “O MEI não pode ser usado como um recurso para maquiar um vínculo empregatício. Por isso é importante ficar atento a fatores como a não eventualidade, subordinação e onerosidade, que se constatados podem causar insegurança jurídica ao contratante e abrir brechas a processos trabalhistas contra o condomínio”, observa Borges.

Síndico pode ser MEI?

Sim, é possível. Por não ser uma atividade regulamentada, o síndico tem dificuldade de colocar um CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) específico, na hora de gerar o cadastro de pessoa jurídica. No entanto, o CNAE 8211300 – que corresponde a Serviços Combinados de Apoio Administrativo é o mais indicado para o cadastramento. Jahuanny Borges também recomenda atenção ao limite de rendimento do MEI, bem como a emissão de notas fiscais.

Fonte: Condomínios SC

6 Dicas sobre como evitar conflitos no condomínio

Manter o respeito e a educação uns para com os outros é essencial, principalmente quando se trata de viver em harmonia com a vizinhança

Conviver em coletividade não é fácil, e geralmente em condomínios onde cada um é responsável por seu espaço, acaba gerando diversos conflitos.

Os problemas de convivência são repetitivos, por isso, os moradores devem ter em mente que quando surge algum problema, ele deve ser trabalhado com soluções de praticidade e eficácia.

Além disso, a boa vontade e o bom senso são fundamentais, pois algo pequeno pode acabar virando caso de polícia e muita dor de cabeça no condomínio.

Tudo começa com um erro muito comum entre os moradores de condomínios, que é achar que o síndico é o responsável por tudo que ocorre. Como, por exemplo, um problema entre moradores que não interfira na gestão do condomínio, não é responsabilidade do síndico.

O Dr. Rodrigo Karpat listou 6 dicas de como evitar conflitos em condomínios.

1. Confusão em Assembleia

Em muitas vezes para alguns moradores, a assembleia do condomínio é um lugar para arrumar confusão, pois alguns moradores querem resolver problemas que estão tendo entre si. E o mais importante nesta hora é que o síndico saiba manter a ordem. Ele deve eleger um presidente e um secretário que precisa ter pulso firme.

Além disso, precisam avisar os moradores que naquela assembleia só podem ser discutidos os assuntos que estiverem em pauta, para não dar lugar à discussões desnecessárias.

É bom também estabelecer um horário para aquela reunião comece e termine, para que não haja atrasos ou uma reunião muito longa.

E em alguns casos a presença de um administrador ou advogado seria importante para terminar de forma rápida os problemas que entrarem em discussão na hora da assembleia, e com isso, não se tornaria algo mais agravante ou em situações que envolva as autoridades.

2. Briga entre condôminos

Existe uma linha muito tênue entre um simples andar de salto dentro de uma unidade ou a provocação do condômino. Se dois moradores estiverem brigando, o condomínio não deve interferir.

Um exemplo, se dois menores estão brigando, poderia realmente desencadear grande confusão.

E o que se deve ponderar neste caso seria: Se as discussões estão interferindo na rotina do prédio, se o síndico se intrometer, pode acabar virando parte do problema, portanto, se for um caso grave, deve-se chamar a polícia, ou deixarem que resolvam sozinhas na base do diálogo.

3. Responsabilidades do síndico

O síndico não é responsável por atitudes dos outros, pois ele tem suas obrigações. Porém, muitas vezes sabemos que existe no síndico o lado profissional, mas ele também é um condômino, e há um limite de atuação.

Pode-se chegar à extremos, como por exemplo: O síndico ir resolver problemas de um vazamento de pia, seria algo que não é função dele, e as pessoas precisam entender que a função do síndico é zelar pelo comum, e não interferir em situações pessoais.

Ele só irá interferir quando o ocorrido afetar na própria rotina do condomínio.

4. Fumar no condomínio

Desde 2014 você não pode fumar em áreas comuns do prédio, e nem na área externa do prédio como a piscina. A legislação federal já tem este entendimento, entretanto,  não é possível proibir uma pessoa de fumar dentro da própria unidade.

O morador pode fumar na varanda, mas existe um limitador: a perturbação do sossego, saúde ou a segurança dos demais moradores, então se ele estiver interferindo no direito alheio, não poderá fumar.

Como, por exemplo: Se ele estiver fumando e joga restos do cigarro para baixo, ele estará interferindo em uma área comum, o que é proibido. Em caso de fumaça, se ele estiver atrapalhando o apartamento de cima, um diálogo geralmente tende a resolver.

Mas tudo é questão de ceder, assim como ele pode fumar na área de serviço ao invés da sacada para equilibrar a situação, o morador incomodado pode fechar a janela.

5. Animais no condomínio

Ter um animal no condomínio muitas vezes, é o exercício regular do direito de propriedade. Pode ter um animal, desde que respeite alguns limites.

Então é importante que o síndico possa regular que, por exemplo, aquele morador deva sair com esse cachorro somente pela área de serviço ou a saída pela garagem, para que não haja nenhum problema entre o dono e um morador que não possua animais.

E caso seja regra do condomínio, animal não deve ficar na área, pois existem limites para quem tem um animal dentro da unidade, e isso serve para todos os tipos e raças. Temos a convenção e o regimento interno e as determinações das assembleias para serem seguidas.

6. Responsabilidades de visitantes

O proprietário é sempre o responsável pelo prejuízo que o visitante possa ter causado no prédio, porém, existe um limite legal.

Se ele quebrar um objeto, interferir em algum equipamento, será realizada a cobrança do valor e ele irá responder por aquele valor monetário.

Porém, se for uma agressão ou até um caso extremo de morte no condomínio, o proprietário não vai preso no lugar do visitante. Na esfera criminal, 100% é pessoal e na esfera civil, o proprietário responde.

Fonte: Sindico Net