Organização de documentos e a transparência em condomínios

Como qualquer empresa, os condomínios também possuem diversos documentos que precisam ser devidamente armazenados. Sendo assim, os síndicos são as pessoas responsáveis por realizar essa tarefa e manter a integridade dos mesmos, para que possam ser devidamente entregues aos sucessores ou, até mesmo, para uma auditoria, demonstrando a transparência da gestão, comprovando pagamentos ou para consultar informações ou outras finalidades. É importante que esses documentos e comprovantes estejam organizados, tendo em vista que representam o histórico do condomínio.

 

Além dessa documentação, as guias pagas de FGTS também precisam ser guardadas por no mínimo sete anos, por precaução de ações trabalhistas.

 

Todo mês, muitos papéis se acumulam nos condomínios, mas não é recomendável que fiquem na residência do síndico. É ideal é que o condomínio tenha um local restrito, como uma sala reservada, ou na administradora, com acesso somente ao síndico, para que os documentos sejam arquivados em segurança.

Prestação de contas

Há uma lei que obriga empresas públicas e privadas prestadoras de serviços a enviarem anualmente a seus clientes uma declaração de quitação de débito, evitando que sejam guardados os documentos pagos mês a mês. Sendo assim, basta apenas o mesmo para apresentar a declaração de quitação. Mas, só funciona para rápidas consultas. Para consultas mais detalhadas, são necessários os comprovantes individuais, que devem estar devidamente arquivados.