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O que checar antes de assumir o cargo de síndico

Ao assumir a gestão de um condomínio, o novo síndico – seja ele profissional ou não – deve tomar uma série de cuidados para começar com o pé direito e conseguir realizar uma boa gestão.

Além disso, deve também evitar que erros de gestões anteriores possam respingar na sua administração presente.

Portanto, é fundamental o novo síndico estar bem informado e a par da situação do local.

Pensando nisso, fizemos um levantamento – e um checklist para download (no final da matéria) – dos principais pontos a serem checados e providenciados quando o novo síndico assumir. Desde a assembleia de eleição até o momento em que sua gestão começa efetivamente, o que você precisa saber, está aqui.

Na assembleia de eleição do novo síndico
É importante que logo na assembleia de eleição do novo síndico já haja uma data para que o novo gestor receba, do síndico anterior, toda a documentação necessária para a sua atuação.

“Esse prazo deve, inclusive, deve constar na ata da assembleia. Isso ajuda caso a gestão anterior não queria disponibilizar os documentos e seja necessário entrar com uma ação judicial. Com a ata em mãos o juiz tem mais instrumentos para agir com mais rapidez”, explica o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Postura do novo síndico em relação à gestão anterior
Nada combina menos com o trabalho do síndico do que a inércia. A ideia de “se estava assim antes, pode continuar da mesma maneira” para algo que não está correto ou adequado para o condomínio é perigosa e tende a ser negativa para toda a comunidade.

Por isso, se algo está errado, como falta de inspeção do para-raios, avcb vencido ou previsão orçamentária deficitária, arregace as mangas e mãos à obra.

O síndico deve ter uma postura pró-ativa e saber como levar adiante as mudanças que precisam ser feitas. Para isso, um bom planejamento e uso do bom senso são fundamentais, explica Julio Paim, diretor do SíndicoNet

Outro ponto importante é ter o cuidado em manter um diálogo com o gestor anterior para que a transição não seja traumática.

Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como algo relacionado a uma obra em andamento no condomínio ou outras questões específicas, ressalta Julio.

No caso de constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.

Ao assumir o cargo, é também muito saudável e válido o novo síndico enviar uma carta de apresentação aos condôminos.

A administradora é uma grande aliada do síndico e o mesmo deve se sentir confortável em trabalhar com a empresa. É importante, ao assumir o condomínio, conhecer o contrato de prestação de serviços, e quem faz o atendimento ao condomínio.

Uma visita à empresa para uma reunião também é altamente recomendado para tirar dúvidas e alinhar a parceria.

1) LISTA DE MORADORES ATUALIZADA (prioridade alta)

“Deve ser a prioridade zero quando se assume um condomínio”, assinala Alexandre Marques.

Isso porque sem essa lista fica muito difícil cobrar um condômino inadimplente corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio deve ajudar o síndico a manter essa lista sempre atualizada.

2) LISTA DE DOCUMENTOS ATUALIZADOS

Todos os contratos de prestação de serviço
RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo)
AVCB
Habite-se anterior
Brigada de incêndio
Análise de água
Plantas do condomínio
Certificados de dedetização, limpeza de caixas d´água e outros serviços realizados.

3) ATUALIZAR DADOS NA RECEITA FEDERAL

“Só assim é possível atualizar o certificado digital. Sem ele, o pagamento de funcionários e de tributos fica prejudicado, o que é péssimo para o condomínio”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

4) ATUALIZAR DADOS NO BANCO

“Em muitos bancos, caso isso não seja feito, a movimentação financeira pode ficar bloqueada, o que é um problema bastante sério”, aponta Gabriel Karpat.

Isso porque o banco sabe quando termina uma gestão e começa a outra. E, ao terminar a gestão, o antigo síndico não tem mais poder para decidir sobre as contas do condomínio.

5) CHECAR O SEGURO DO CONDOMÍNIO (prioridade alta)

O seguro do condomínio estar em dia é uma das obrigações mais sérias do síndico.

“Já imaginou se há um incêndio e a apólice está vencida? O síndico pode ser condenado civil e criminalmente pelo ocorrido”, indaga o síndico profissional Nilton Savieto.

Ele também alerta para que os novos síndicos se atentem aos valores segurados pela apólice, de forma a serem realmente o necessário para cobrir os custos de uma reconstrução.

6) CERTIDÕES DE DÉBITO NEGATIVAS

Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS e tributos federais e municipais é facil através da internet.

Assim, o novo síndico já fica a par de possíveis dívidas e evita-se sustos como funcionários cobrando direitos que não foram pagos corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.

7) AÇÕES JUDICIAIS EM CURSO

Estar a par das ações judiciais envolvendo o condomínio é fundamental.

“O novo síndico pode verificar isso rapidamente com o advogado do condomínio ou com a administradora. É fundamental se inteirar do processo”, assinala o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

8) REVER OS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO

“Quando eu assumo a gestão de um novo condomínio, revejo todos os contratos de manutenção. Chamo a empresa para conversar, tiro as dúvidas e vejo se está sendo cumprido o contrato, se o preço está de acordo com o que está sendo oferecido para o condomínio”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.

Estudar esses contratos é fundamental para que o síndico conheça os fornecedores e tenha segurança na hora de cobrar o que está descrito no contrato.

9) FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO

A folha de pagamento é o item mais pesado do condomínio. Dar a devida atenção à escala de trabalho dos funcionários ajuda, e muito a manter as contas equilibradas no empreendimento.

“Fazer uma análise criteriosa de horas extras, por exemplo, pode resultar em uma boa economia para o condomínio todos os meses”, explica Gabriel Karpat.

Outro ponto importante sobre os funcionários do condomínio é checar junto à administradora se a documentação trabalhista está em dia. Obrigações como PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) – NR 09 do Ministério do Trabalho e Emprego – e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) – NR 07 o Ministério do Trabalho e Emprego.

Respeitar outras obrigações junto aos funcionários como a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), caso seja o caso, assim como diversos outros dispositivos da legislação trabalhista que abranjam o empreendimento é fundamental.

10) EMPRESA TERCEIRIZADORA

Caso o seu condomínio conte com uma parceira do tipo, é fundamental cobrar periodicamente – de preferência, no máximo a cada três meses – as certidões de quite com o INSS e o FGTS. Dessa forma, o gestor resguarda o condomínio de possíveis ações trabalhistas no futuro.

Da mesma forma que o item anterior, também é importante estudar a escala dos funcionários, de forma a saber se a mesma não está onerando o condomínio demasiadamente.

Logo ao assumir, o fundamental é pedir uma pesquisa completa sobre a saúde financeira da empresa e ter a certeza de que os funcionários estão sendo pago em dia e que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados.

1) ANÁLISE FINANCEIRA

É muito importante o síndico ter uma noção clara das despesas, o quanto cada item representa do orçamento, assim como saber como está a receita e índice de inadimplência.

Checar principalmente os três últimos balancetes já ajuda a dar um panorama de como está a situação financeira do condomínio.

“Se for possível analisar os últimos doze meses de vida do condomínio, ajuda a dar ainda mais clareza”, argumenta Rosely.

Uma análise mais criteriosa também vai ajuda-lo a conseguir identificar gorduras no orçamento e, assim, propor melhorias e redução de custos.

2) COMPARAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA COM O GASTO EFETIVAMENTE

Um dos melhores termômetros para a saúde financeira do condomínio é comparar o que foi orçado previsão orçamentária com o que está sendo efetivamente gasto.

“Se o seu condomínio tem uma receita mensal de R$ 100 mil e está gastando R$ 90 mil ou R$ 110 mil é importante entender o motivo dessa disparidade”, analisa Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário.

3) CONHECER A INADIMPLÊNCIA

Saber como está a questão dos devedores no seu condomínio é fundamental para poder tomar decisões acertadas sobre a gestão como um todo.

“Às vezes há condôminos que não estão em dia com suas obrigações há dois anos e não há ação na Justiça, não tem ninguém acompanhando. Por isso, é importante que o síndico esteja a par e tome uma decisão no sentido de corrigir essas situações o mais rápido possível”, assinala Hamilton.

Ao perceber que não há um controle efetivo ou regras claras e estabelecidas quanto ao controle de inadimplência, é imprescindível que o novo gestor se organize para pôr ordem nessa questão.

A convocação de uma assembleia para aprovar as novas regras é necessária e recomendável.

4) AUDITORIA DE GASTOS PASSADOS

Se o novo síndico fez um levantamento dos últimos balancetes, cruzou com a pasta de prestação de contas e com os extratos do banco e percebeu que há disparidades, pode ser uma boa dividir com a assembleia a possibilidade de se chamar um auditor para estudar o período.

“Como seria um gasto extra, é importante que esse tipo de investimento seja aprovado em assembleia”, diz Rosely Schwartz.

5) INVESTIMENTOS DO CONDOMÍNIO

Saber como estão aplicados os fundos do condomínio é importante para quem está chegando ao cargo de síndico.

Aplicações em fundos multimercado ou de perfis agressivos não são recomendados.

“Informações do tipo: quais investimentos, quanto e o tipo de garantia a ser dada é fundamental para o síndico. Também sempre alerto para que deixem o dinheiro do condomínio em bancos grandes, evitando assim que o condomínio tome um prejuízo caso o banco quebre”, alerta Nilton Savieto, síndico profissional.

6) ACORDOS FEITOS

O novo síndico deve estar a par do que foi acordado com os inadimplentes que estão pagando suas obrigações em parcelas.

“Ao firmar um acordo, é importante que o mesmo seja um documento assinado, para que, assim, seja possível aos próximos gestores acompanharem, com clareza, a evolução desse pagamento”, ensina Rosely Schwartz.

1) AVCB EM DIA

Estar com o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros em dia é fundamental para o condomínio. Além de conferir segurança para a edificação, também comprova que o condomínio está com diversos itens de segurança em dia, como:

Itens de combate ao fogo
Parte elétrica
Para-raios
Sinalização
Saiba mais sobre AVCB
Quais são os equipamentos básicos contra incêndios?

2) SITUAÇÃO DO EXTINTORES

Não é raro encontrar condomínios com extintores vencidos e equipamentos contra incêndio sem manutenção. Além disso, muitos locais sofrem com vandalismo com extintores de incêndio.

Por isso, é importante que os mesmos sejam verificados assim que o síndico assuma o condomínio, e que as datas de vencimento sejam devidamente programadas.

3) OBRAS EM ANDAMENTO

Estar a par das benfeitorias que já estão acontecendo é fundamental para o novo síndico, assim como saber quais etapas da mesma já foram pagas e se há dinheiro em caixa para fazer frente à finalização da mesma.

Verificar também se existem obras em andamento, ou a serem feitas, nas unidades é importante. Principalmente para checar se as mesmas seguem as disposições da norma técnica 16.280, da ABNT, sobre obras em condomínios.

4) CONVERSAR COM O ZELADOR

O responsável pela manutenção do condomínio com certeza tem muitas informações para passar para o novo síndico. Afinal, é ele quem faz o acompanhamento das áreas comuns do condomínio.

“Fazer uma verdadeira inspeção no condomínio todo, com o zelador ou gerente predial, pode ser uma ótima forma de saber do que o condomínio está precisando”, aponta Nilton Savieto.

5) PLANTAS DO CONDOMÍNIO

O síndico deve ter acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. É importante saber, em caso de edificações antigas, onde estão esses papéis. Empreendimentos mais novos costumam ter esses dados em CD ou pendrive.

“O síndico deve ter esses documentos para pode auxiliar quando um condômino precisar fazer uma reforma e saber onde passa um cano, por exemplo”, alerta Hamilton.

6) FOTOS DAS ÁREAS COMUNS

Registrar itens das áreas comuns é importante tanto para efeito de comparação como para alertar os moradores sobre a situação de itens que não estejam muito à mostra.

“Tirar fotos também ajuda quando houver uma assembleia, fica mais fácil para o síndico não apenas aprovar benfeitorias como dividir a responsabilidade caso os condôminos se oponham em executar a melhoria em questão”, aponta Rosely.

Segurança do condomínio
Saber como estão os equipamentos de segurança contra invasões do condomínio ajuda o síndico e a equipe gestora a manter a coletividade mais segura, e também a propor melhorias nesse aspecto para o condomínio.

“É fundamental que aquela coletividade entenda como o síndico pegou o condomínio no primeiro momento, até para saber qual o melhor caminho a ser tomado”, explica a professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Rosely Schwartz.

Fonte: Síndico Net

Como tornar a assembleia atrativa aos condôminos

Pesquisa realizada pelo portal SíndicoNet aponta que as assembleias contam, em média, com um quórum de apenas 15% dos condôminos.

Por isso, preparamos uma reportagem especial para entender o que desmotiva os condôminos e como é possível tornar esse evento mais interessante.

MOTIVOS

As razões para o condômino não participar são variadas:

isenção: prefere não se posicionar sobre determinados assuntos
desinteresse: não participa por pura comodidade ou porque os assuntos em pauta são pouco relevantes
aprovação: está satisfeito com tudo e confia na administração. Por isso, não vê necessidade de sua participação.
falta de tempo: não tem tempo para participar ou considera o tempo de duração muito elevado
uso excessivo de procurações: apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, o uso em excesso de procurações é muito criticado pelos demais condôminos. Trata-se de uma prática que, se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia.
falta de objetividade no tratamento dos assuntos em pauta: Ficar mais de duas horas falando sobre aspectos nem sempre pertinentes a todos os moradores pode tornar-se um suplício.

“A maioria das pessoas quer esclarecer todos os problemas do condomínio na assembleia, com cada um defendendo seu ponto de vista, desrespeitando o que foi definido na pauta”, acredita Sueli Duek. Desta forma, perde-se o foco com questões que podem ser resolvidas apenas fazendo uma sugestão ou crítica no livro de ocorrências do prédio, que geralmente fica na portaria.

CONVOCAÇÃO

Para a maioria das fontes consultadas para esta reportagem, além do procedimento convencional de convocação por edital, é aconselhável reforçar o acontecimento por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos e até e-mails. Pode-se solicitar também ao porteiro ou zelador que ligue para todos os apartamentos uma hora antes da primeira convocação.

Dicas para uma convocação bem-sucedida:

Em relação ao edital, recomenda-se que este tenha no máximo seis itens em pauta;

as pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias;
se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração (a média costuma ser de duas horas)
colocar observações como: “A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”;”Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”.
atente se nesse dia haverá algum jogo de futebol ou qualquer outro evento popular importante, ou se é próximo de feriado prolongado;
peça ao porteiro para colocar nos elevadores, um dia antes ou no dia da assembleia, um lembrete simples, como: “Não se esqueça: hoje, você tem um compromisso com o seu condomínio!”. Essa atitude chama a atenção dos moradores para a reunião.
assuntos mais chamativos: reajuste da mensalidade condominial; cotas extras para reformas em geral: pintura e lavagem do prédio, manutenção de elevadores, obras na fachada etc.; eleição de síndico; sorteio de vagas de garagem; troca de funcionários próprios por terceirização.

DATAS, HORÁRIOS E DURAÇÃO

O tempo ideal de duração de uma assembleia deve girar em torno de 1h30 a 2h.
No quesito horário, o mais recomendado é entre 20h e 20h30, para dar tempo de as pessoas chegarem do trabalho, e para que a reunião não termine muito tarde.
Fazer a primeira chamada entre 19h30 e 20h e aguardar até às 20h30, para o segundo e derradeiro aviso.
Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada, uma vez que a participação da primeira dificilmente é alcançada).
É bom considerar que entre segunda e quarta-feira as pessoas estão no ritmo mais intenso de trabalho e, provavelmente, mais disponíveis para participar de reuniões. Muitos não descartam a quinta-feira como opção, desde que não seja próxima de um feriado
Não é recomendado realizar assembleias nos fins de semana. Entretanto, caso seja esta a opção, prefira o horário das 10h ou 15h, e aos domingos – em um caso extremo – às 10h ou 11h.

O QUE SERVIR?

Para alguns dos profissionais consultados pela reportagem, água, café e, no máximo, biscoitos, são suficientes, já que estamos falando de uma assembleia, não exatamente de uma festa ou confraternização.

Por outro lado, há quem prefira tornar essa reunião mais descontraída, com aperitivos diversos, sanduíches, refrigerantes, até como forma de acalmar os ânimos dos condôminos mais exaltados. “As pessoas interagem mais e perde-se um pouco da hostilidade de alguns”, sugere Rodrigo Matias.

Álcool, contudo, é terminantemente proibido: pode causar constrangimentos irreversíveis entre os moradores.

USO DE PROCURAÇÕES

Conforme mencionado nesta matéria, o uso excessivo de procurações, apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, é muito criticado pelos demais condôminos.

Trata-se de uma prática que, se possível, deve ser evitada, pois se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia, desestimulando assim a presença dos demais participantes.

Se a convenção do seu condomínio não estabelece limites para isto, a única saída é conseguir aprovação de 2/3 do total dos condôminos para alterar a convenção.

O PAPEL DO SÍNDICO

O síndico deve exercer o papel de mediador, mantendo a ordem e a coletividade.

“Se, durante a reunião, apenas um morador faz perguntas, a assembleia torna-se desinteressante”, opina Rodrigo Matias. Em assuntos mais polêmicos que envolvam reformas, por exemplo, é sempre importante realizar uma votação.

Juraci Garcia Baena lembra ainda que o síndico precisa estar bem informado sobre todas as questões que envolvem o condomínio. “Além disso, ele precisa ter muito jogo de cintura e tolerância”, avisa.

O mais importante, na opinião dos síndicos e administradores consultados pela reportagem, é manter sempre o roteiro da pauta, minimizando as eventuais “escapadas” do tema. Na ânsia de resolver seus problemas, os condôminos podem discutir assuntos sem relevância para a coletividade.

“Bons exemplos são questões como vagas de garagem, barulho, entre outros, em que se gasta tempo, o problema não é resolvido e deixa os demais participantes chateados”, ressalta Baena.

Uma alternativa é que esses assuntos de ordem geral sejam discutidos fora de hora, no final da assembleia. Assim, só quem estiver envolvido com os tópicos participará.

Dicas e ideias interessantes:

Antes da convocação, procure debater informalmente e colher informações com os condôminos sobre os pontos mais complexos a serem pautados. Isso pode ser feito por meio de uma breve reunião informal, ou até mesmo via troca de e-mails, por exemplo. Mas é muito importante que todos sejam convidados a participar, para evitar que alguém se sinta excluído ou desfavorecido. Assim, quando ocorrer a assembleia, os interessados estarão melhor informados sobre a pauta e poderão contribuir com idéias, opiniões e/ou sugestões mais objetivas. Isso pode tornar o debate visivelmente mais produtivo
Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam referência no condomínio, para que todos respeitem.
Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado na ata.
Esforce-se para manter a seqüência estabelecida pela pauta, negociando as questões novas para o final da reunião. Se conseguir, a assembleia está garantida.
Nunca manobre: discuta cada item sempre de forma transparente.
Os assuntos a serem tratados podem ficar expostos em cartazes pela sala de reunião.
As cadeiras podem ser dispostas em um círculo, facilitando a comunicação face-a-face.
Sortear algum brinde de boa qualidade durante a assembleia pode surtir efeito em alguns casos. Se for o seu, coloque na convocação que haverá essa prática.
Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.
Outra boa medida é levar cópia da Convenção e do Regulamento Interno, para possível consulta.
Um dia depois da reunião, coloque um cartaz nos elevadores informando os principais tópicos discutidos e seus resultados, para que todos saibam o que aconteceu na assembleia. A ata deve ser rigorosamente enviada aos condôminos em até oito dias.

Fonte: Sindico Net

Certificação digital para condomínios: tudo o que você precisa saber

Apesar de ser obrigatório desde junho de 2013, a certificação digital ainda é um tema que muitos síndicos não dominam. Muitos profissionais têm dúvidas sobre como utilizar certificado digital na administração de condomínios.

Pensando nisso, reunimos todas as informações relevantes sobre certificação digital para condomínios em uma só publicação. A seguir, descubra tudo o que você precisa saber sobre este tópico:

O que é certificação digital para condomínios e para que serve?

A certificação digital é um documento eletrônico utilizado por empresas, condomínios e pessoas físicas com a intenção de comprovar quem está executando uma ação virtual. Para simplificar, podemos dizer que o certificado digital é uma espécie de carteira de identidade eletrônica, pois possui o mesmo valor que um documento físico.

Imagine a seguinte situação: uma pessoa jurídica precisa realizar ações administrativas de forma virtual, através do computador ou celular: obrigações fiscais, Imposto de Renda, entre outras transações. Como é possível assegurar quem está executando a ação?

Com a certificação eletrônica, pode-se garantir a identidade de uma instituição sem que um representante precise comparecer presencialmente. Assim, há menos burocracia e mais agilidade.

Importância de providenciar a certificação digital

Além de trazer mais praticidade para a gestão, a certificação digital é obrigatória para condomínios. Desde 2012, só é possível acessar o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal com um certificado digital.

Isso significa que só é possível enviar dados previdenciários dos funcionários do condomínio ao governo através da ferramenta. Isso inclui informações sobre o FGTS, INSS, RAIS e demais obrigações trabalhistas.

Se o síndico não providenciar certificação digital para o condomínio, a administração não poderá encaminhar informações exigidas pela Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Prefeituras. Logo, o condomínio fica suscetível a multas da Justiça do Trabalho, bem como processos trabalhistas.

Prazo do certificado digital para condomínios

Inicialmente, a data final para adquirir o certificado digital do condomínio era 31 de dezembro de 2011. No entanto, esse prazo foi estendido algumas vezes e 30 de junho de 2013 se tornou a data limite para adequar-se à norma.

Custo para emissão do certificado digital para condomínio

O valor para adquirir um certificado digital é variável, podendo ficar entre R$ 290 a R$ 495. Os preços variam conforme:

O prazo de validade da ferramenta, que pode ir de um a três anos;
O tipo e formato do certificado, podendo ser cartão inteligente, cartão inteligente + leitora ou token USB.

O cartão inteligente é indicado para condomínios que possuem assessoria administrativa, como uma administradora ou administrador independente. Já se a gestão fica por conta do síndico, é recomendável optar por cartão inteligente + leitora ou token USB (um aparelho semelhante a um pen drive).

Como obter certificado digital?

Agora que você já sabe o que é certificação digital para condomínios, vamos passar para a parte prática: como fazer certificação digital para condomínio? Para isso, é necessário realizar uma série de trâmites.

Primeiro, o síndico do condomínio deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC) ou Autoridade de Registro (AR) da região. Essas entidades são autorizadas a emitir certificados digitais e são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão regulador da ferramenta. Você pode conferir a lista das Autoridades Certificadoras no site do ITI. A relação inclui entidades como Caixa Econômica Federal, SERPRO, Certisign, entre outros.

Em seguida, deve-se reunir toda a documentação exigida. Por fim, o síndico deve comparecer pessoalmente ao AR e apresentar todos os documentos e realizar a expedição da assinatura eletrônica.

Documentos necessários para certificação digital

Para emitir o certificado digital para condomínio, deve-se apresentar os seguintes documentos:

Convenção do condomínio;
Cartão de CNPJ do condomínio;
Ata de eleição do síndico atual, devidamente registrada e assinada com firma reconhecida;
RG e CPF ou CNH do síndico;
Comprovante de residência do síndico;
Instituição do condomínio, disponível através do cartório de imóveis;
Especificação do condomínio, documento feito quando a construtora monta o projeto do empreendimento.

Só é possível emitir o certificado se o cadastro do síndico estiver atualizado no sistema da Receita Federal. Fique atento a essas questões no momento de troca do mandato.

Assinatura eletrônica para certificação digital

A assinatura eletrônica é uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio. Ela é gerada a partir da escrita de uma assinatura na tela de um computador, tablet ou celular. Ela é uma medida necessária para adquirir um certificado para o condomínio.

É comum que as pessoas confundam assinatura eletrônica com assinatura digital. Essa última, é um recurso gerado a partir da certificação digital e é usada para formalizar documentos e pedidos. Ela possui valor jurídico assegurado pela legislação brasileira.

A certificação digital é necessária para todos os condomínios?

A resposta para essa pergunta é: sim. A certificação digital é obrigatória para todos os condomínios, especialmente os que possuem funcionários contratados. O condomínio só poderá entregar os dados trabalhistas aos órgãos federais com um certificado.

Isso significa que condomínios sem funcionários não precisam de certificação digital?

Não. Mesmo que o condomínio não possua funcionários contratados, é necessário investir em certificação digital. Informações como Imposto de Renda, INSS, RAIS e recibos de pagamento de autônomos (RPAs) só podem ser entregues à Caixa Econômica Federal através do canal de “Conectividade Social”. E, como explicamos anteriormente, essa ferramenta só pode ser acessada com um certificado.

Vantagens do certificado digital para condomínio

Alguns dos benefícios de adquirir certificado digital condominial são:

Síndico pode assinar documentos de forma remota e mais ágil;
Mantém o condomínio em dia com a legislação;
Permite cumprir as obrigações fiscais de forma eletrônica, como a declaração de Imposto de Renda online.
Facilita a conferência das contribuições previdenciárias dos funcionários;
Garante a segurança das informações e transações do condomínio, evitando fraudes;
Diminui a quantidade de papel gasto em processos burocráticos.

Como renovar certificado digital para condomínio?

Para renovar o certificado digital do condomínio, é preciso entrar em contato com a Autoridade Certificadora. No geral, é enviado um e-mail para o síndico indicando a necessidade de renovar o documento eletrônico.

A certificação digital deve ser feita toda vez que:

Vencer o prazo de validade do certificado;
Quando ocorrer troca de síndico ou nova eleição;
Caso o certificado seja revogado ou cancelado;
Houver alguma mudança em alguma informação contida no certificado.

Na carreira de síndico, ser um bom profissional significa manter-se constantemente atualizado e trabalhar para garantir uma boa administração condominial. E a certificação digital para condomínio faz parte da inovação necessária para fazer um condomínio prosperar!

Fonte: TownSq

5 dicas para um anúncio de imóvel perfeito

Não é novidade para ninguém que buscar imóveis na internet se tornou parte do processo de compra de um imóvel. Atualmente, até 60% do processo de decisão é feito online e 88% das pessoas utilizam a internet em sua decisão na busca de um imóvel. Ou seja, pra quem está pensando em vender um imóvel, fazer um anúncio online é indispensável. Mas como fazer para que seu anúncio de destaque em meio a tantos outros, e prenda a atenção de quem está procurando por um imóvel? Se você está com essa dúvida, esse post irá te ajudar listando os principais fatores que fazem um anúncio de imóvel ser bom.

1 – Fotos

As fotos são uma das partes mais importantes do anúncio! É ela que traz o cliente para seu anúncio o mantêm interessado, ela é responsável por 80% das visualizações de uma página de imóvel na web, e ter fotos de qualidade profissional aumenta em até 2x a chance de se vender um imóvel. Portanto, utilize fotos de qualidade em seu anúncio, organize a casa, arrume a bagunça e coisas pessoais e preste atenção à iluminação!

2 – Descrição

É importante que você passe ao leitor o máximo de informações possíveis. Muitos usuários desistem de um imóvel na internet quando se deparam com informações escassas, e alguém que está realmente interessado em seu imóvel vai querer levar algum tempo lendo a descrição. Para que seu anúncio não seja mais um ignorado pelos usuários, forneça toda a informação que puder, como IPTU, condomínio, área, número de quartos e banheiros, área de lazer, vagas de garagem, etc. Destaque também possíveis diferenciais do imóvel como varanda espaçosa, ou alguma reforma recente.

3 – Localização

É muito importante informar ao menos a localização aproximada do imóvel, assim o usuário poderá saber se o imóvel se encontra em uma região de seu interesse ou não. Além disso, faça uma descrição informando como é viver na região, as facilidades do local, como por exemplo: padaria e supermercado próximos, farmácias, parques, praças, boa vizinhança, etc. Isso irá ajudar a atrair a atenção e o interesse de um usuário que estiver lendo seu anúncio.

4 – Preço

Quem está vendo um anúncio espera ver o seu preço. Além disso, é importante verificar se seu imóvel está em um preço justo, caso contrário mesmo com o melhor anúncio possível e um imóvel perfeito, será muito difícil vendê-lo.

Vídeos

Vídeos são uma tendência cada vez maior em anúncios de imóveis, e assim como as fotos, ajudam a manter a atenção e interesse do usuário em seu anúncio. Isso porque os vídeos são uma excelente forma de apresentar o espaço do seu imóvel, mas assim como as fotos é preciso atenção para fazer um vídeo de qualidade. A utilização de vídeos em anúncio é muito comum no exterior, principalmente em residências de luxo.

5 – Documentação

É importante ter a documentação do imóvel em mãos quando for fazer um anúncio. Isso irá evitar possíveis perdas de negociação devido ao prazo que se leva para obter todos os documentos. Alias, informe que possui a documentação em dia no seu anúncio! Isso poderá atrair vários possíveis compradores! Possui dúvidas sobre a documentação?

Com essas 7 dicas você terá um anúncio que com certeza trará resultados. O anúncio com uma maior qualidade e relevância com certeza irá contar mais pontos no poder de decisão do comprador.

Fonte: Benvenuto

Plantas dentro de casa trazem benefícios para a saúde

Investir na decoração verde vai muito além de embelezar os ambientes. De acordo com a Nasa, ter plantas dentro de casa é uma excelente opção para melhorar a saúde dos moradores, principalmente pela capacidade das espécies de filtrar os poluentes. Algumas plantas conseguem absorver as partículas com mais eficiência, mas, no geral, todas as espécies são capazes de melhorar a qualidade do ar dos ambientes.

Segundo a Nasa, algumas plantas, como o crisântemo, lírio-da-paz, comigo-ninguém-pode, gérbera, espada-de-são-jorge e antúrio, têm a incrível capacidade de remover gases tóxicos de ambientes fechados. Para um resultado ainda melhor, a agência sugere que as pessoas tenham, dentro de casa, cerca de 15 plantas em vasos de pelo menos 15 centímetros. Se você mora em um apartamento pequeno ou se prefere plantas maiores, não será necessário ter tantas espécies para aproveitar o mesmo poder de limpeza do ar.

Além de purificar o ar, plantas dentro de casa ainda trazem outros benefícios para a saúde. Confira abaixo outras vantagens de ter plantas dentro de casa:

Resfriado comum

Plantas em ambientes internos aumentam os níveis de umidade e diminuem a poeira, reduzindo as doenças relacionadas ao frio em mais de 30%.

Sonolência

O excesso de dióxido de carbono pode elevar os níveis de sonolência. Durante a fotossíntese, as plantas removem o CO2 do ar.

Estresse

As plantas podem contribuir para uma sensação de bem-estar e ajudam as pessoas a ficarem mais calmas e otimistas. Além disso, sabe-se que as plantas reduzem a pressão sanguínea devido à sua natureza de aliviar o estresse.

Dor de cabeça

Respirar ar contaminado aumenta as dores de cabeça. Por produzirem oxigênio e diminuírem o nível de dióxido de carbono no ar, as plantas também ajudam a combater este mal.

Congestionamento

Algumas plantas como o eucalipto podem ajudar a limpar as secreções e melhorar o congestionamento do sistema respiratório. Esta planta age como um antisséptico natural e deve ser usada apenas como inalante.

Pele seca

As plantas são um umidificador natural. Ao colocar um vaso de hera-inglesa dentro de casa, será possível perceber um aumento da umidade nos ambientes internos, principalmente em regiões de clima seco.

Insônia

Sim, as plantas podem ajudar a melhorar a sua noite de sono! Algumas espécies, como as margaridas e gérberas, liberam oxigênio à noite, portanto, ao colocar estas plantas próximas à sua cama, você terá oxigênio extra, o que ajudará no seu sono.

Vale lembrar que cada espécie precisa de um cuidado especial. A luz, o clima e a temperatura dos ambientes interferem de forma direta no crescimento das plantas, por isso certifique-se de colocá-las no lugar certo para garantir que elas recebam os nutrientes necessários para se desenvolver.

Fonte: Brightnest

Síndico pode vistoriar apartamento?

Síndico pode vistoriar apartamento? Essa dúvida é muito comum nos condomínios, porque envolve o direito à privacidade e à inviolabilidade do domicílio.

Porém, há situações em que isso é permitido, especialmente quando diz respeito à saúde e à segurança dos usuários do condomínio.

Veja a seguir os principais pontos sobre o assunto.

Situação prática

Imagine que uma família do seu edifício viajou de férias e ficaria 15 dias fora da cidade.

O síndico identificou um problema na caixa d’água, que não estava segurando água.

O técnico informou que, provavelmente, estava ocorrendo algum problema em uma das unidades. Todas foram fiscalizadas, com exceção da unidade desta família.

De fora, ouvia-se um barulho de descarga disparada.

Na tentativa de entrar em contato com o proprietário, o síndico não obteve sucesso, pois o morador não deixou nenhum telefone de contato para emergência.

O que fazer diante dessa situação? O síndico pode arrombar a porta?

Síndico pode vistoriar apartamento em certas situações

Para responder à questão, a primeira consideração é que o síndico deve sempre respeitar o direito de propriedade.

Mesmo que a Convenção de Condomínio preveja a possibilidade de vistoria, ela terá que ser autorizada pelo morador.

A Constituição Federal diz, em seu artigo 5º, XI, que “a casa é asilo inviolável do indivíduo, ninguém nela podendo penetrar sem consentimento do morador, salvo em caso de flagrante delito ou desastre, ou para prestar socorro, ou, durante o dia, por determinação judicial”.

Isso significa que o síndico pode vistoriar apartamento em 5 situações:

Com consentimento do morador;
Em caso de flagrante delito, como ocorre em casos de violência doméstica;
Em caso de desastre, como em ocorrências que coloquem em risco a integridade de condôminos ou do condomínio;
Para prestar socorro, por exemplo os condomínios que possuem muitos idosos que podem ser acometidos por mal súbito;
Por determinação judicial, durante o dia.

No exemplo dado, o vazamento poderia comprometer a integridade dos demais condôminos, que estavam sem água e assim ficariam se não houver um arrombamento da unidade.

Para tanto, o síndico precisa estar junto com testemunhas para relatar o motivo da medida extrema e para que o proprietário ateste a necessidade da “invasão”.

Em suma, em casos de necessidade de realização de obras ou medidas para garantir o bem comum, o síndico pode vistoriar apartamento.

Necessidade de autorização

Com exceção às situações mencionadas acima, o síndico pode vistoriar apartamento somente com autorização do morador.

Entretanto, para manter uma boa convivência, é aconselhável que o gestor formalize o interesse de ingressar na unidade em qualquer situação.

Se o condômino não permitir a entrada do síndico, é possível aplicar sanções, se elas estiverem previstas nas normas condominiais.

Diante da resistência, o síndico pode ingressar na justiça para obter autorização judicial para vistoriar o apartamento.

Se for caso extremo, como mencionado, é possível arrombar a unidade.

Quando o síndico age de forma abusiva, ele pode ser responsabilizado pelo ato.

Previsão nas leis condominiais

Boa parte das convenções condominiais possuem a prerrogativa de que o síndico pode vistoriar apartamento se ficar identificado qualquer problema na unidade que possa comprometer a estrutura do edifício.

É o caso de obras que causam vazamentos, infiltrações, quebra de canos ou de colunas.

O síndico pode vistoriar apartamento se houver consentimento do morador, em situações extremas ou mediante autorização judicial.

É uma função sua manter a integridade de todos os condôminos e usuários, e ele pode ser responsabilizado em caso de omissão.

Fonte: Fiber Sals

Como a tecnologia está construindo cidades mais seguras e sustentáveis?

O fluxo de pessoas para as áreas urbanas é uma preocupação de governos no mundo todo e parece ser um processo sem volta. De acordo com as Nações Unidas, o percentual de pessoas vivendo em áreas urbanas chegará a 68% até 2050. Com essa movimentação, problemas típicos de grandes centros urbanos se tornam ainda maiores – como é o caso da criminalidade, da burocracia, da necessidade de infraestrutura de comunicação e da emissão de carbono.

Compreender a movimentação e o comportamento das pessoas é essencial para combater esses problemas, e tecnologias como a Internet das Coisas, Big Data, Inteligência Artificial e computação em nuvem são peças-chave para garantir que o crescimento desses ambientes seja seguro e sustentável.

As iniciativas de cidades inteligentes estão criando novos ecossistemas, novos mercados e novas economias totalmente digitais em todo mundo. E o conceito de cidades inteligentes só é real se existir a utilização intensiva de tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) em espaços urbanos, e elas precisam ser sensíveis ao contexto da área, gerando dados que serão usados para melhorar a gestão urbana e social. Porém, para que isso aconteça, é necessário o básico de infraestrutura das próprias TICs.

Neste contexto, a conectividade é a condição indispensável de um ecossistema avançado que possibilite a criação de cidades inteligentes. Estar preparado para o 5G, possuir redes de fibra óptica cortando a cidade e o armazenamento na nuvem são pilares substanciais que deverão direcionar os investimentos.

Porém, antes de ser inteligente, a cidade precisa ser segura. Isso porque a segurança é a mais básica necessidade social e, além disso, a infraestrutura para cidades seguras (conectividade e armazenamento) pode ser inteligentemente direcionada para quase a totalidade das demais iniciativas de cidades inteligentes.

Vários países no mundo já recebem projetos dentro do conceito de Safe City, inclusive o Brasil. No Rio de Janeiro, existe o Luz Azul, um projeto da empresa Venses Tecnologia em parceria com o Secovi Rio que consiste na instalação de câmeras de vigilância identificadas com uma luz azul voltadas para a rua. As imagens captadas são armazenadas em na nuvem da Microsoft (AZURE) e compartilhadas com a Polícia Civil em tempo real.

Segurança pública de qualidade é uma necessidade de todo grande centro urbano e o uso de tecnologias é comprovadamente eficaz para garantir não só um sistema de segurança inteligente, como também para promover melhor qualidade de vida para os habitantes, por meio de soluções que visam melhor eficiência de todo o ecossistema das cidades.

Fonte: Condomínios Verdes

Conselho fiscal do condomínio: quais as responsabilidades?

Todos condomínios lidam com muito dinheiro, o tempo todo. Por isso, é muito importante que o síndico tenha pessoas que possam para conferir todos os números, contas e gastos. O conselho fiscal do condomínio existe para suprir essa necessidade da administração condominial. Nessa matéria vamos mostrar o que é e quais as funções do conselho fiscal de condomínio. Vamos lá?

O que é?

É um grupo é formado por condôminos que são eleitos através de votação em assembleia.
Ao se candidatar para esse cargo, o morador precisa entender quais são as responsabilidades da tarefa. Além de possuir um conhecimento mínimo em finanças são características importantes para a função de conselheiro fiscal do condomínio. Também é necessário ter atenção para conferir documentos e contas que fazem parte da rotina financeira de condomínio.

Quais são as responsabilidades do conselho fiscal condominial?

O conselho fiscal faz uma análise minuciosa sobre as finanças do condomínio,investigando as despesas, entradas e fundo de investimento. Todo o trabalho dos conselheiros deve possuir ética e transparência. Cabe a eles realizar as seguintes atividades: Garantir que os recursos arrecadados sejam aplicados corretamente; Conferir os balanços de contabilidade; Ajudar na elaboração da previsão orçamentária; Contratar o serviço de auditoria do condomínio se houver suspeita de desvios de verbas ou fraudes; Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades, entre outros. É importante lembrar que o conselho fiscal não aprova as contas do condomínio. Essa é uma função que somente a assembleia pode realizar em reunião. O conselho apenas emite um relatório orientando se concorda ou não com os gastos prescritos.

Qual a importância do conselho fiscal no condomínio?

É válido destacar que o conselho condominial desempenha um papel em prol dos interesses comuns dos proprietários de unidades no local. E fornece uma maior credibilidade ao trabalho do síndico, pois o fato de existir um grupo de pessoas para fiscalizar as contas garante menos chances para erros. Ter um conselho fiscal no condomínio significa oferecer mais sossego e confiança.

Atitudes simples tornam um condomínio mais sustentável

Seu condomínio pode ser sustentável, mas, para que um projeto de sustentabilidade dê certo, é preciso planejamento adequado e muito debate. Levar o assunto para as assembleias é fundamental para que os demais condôminos possam opinar e tomar conhecimento do projeto. Sabemos que, durante as reuniões de condomínio, algumas manifestações mais exaltadas são comuns e que sempre haverá divergências. No entanto, focar nos reais benefícios que serão alcançados é uma boa estratégia de convencimento.

A aprovação de medidas mais onerosas, como a implantação de painéis fotovoltaicos para a geração de energia solar, pode demandar mais tempo e gerar mais discussão. De qualquer maneira, algumas atitudes simples costumam ser bem aceitas e já contribuem de forma efetiva para a economia no final do mês. Quer saber como pagar menos na conta de luz? Confira abaixo algumas dicas simples que podem ser implantadas nos condomínios gerando pouco custo – ou custo zero – e muitos benefícios:

Suba 1 e desça 2

O elevador é um dos maiores responsáveis pelo consumo de energia de um prédio, por isso incentive o uso das escadas em vez dos elevadores. Se precisar subir um andar ou descer dois, vá de escada! Dessa forma, os moradores vão praticar um exercício enquanto ajudam a economizar energia.

Dedinhos nervosos

Crianças pequenas adoram apertar botões, não é mesmo? Aquele círculo luminoso que rodeia o número parece atrair os dedinhos nervosos dos pequenos (risos). Por isso, oriente as famílias para que não deixem as crianças apertarem todos os botões do elevador. Além de desperdiçar energia, a manutenção do equipamento é cara.

Pouco movimento

Se o condomínio possui mais de um elevador, desligue um deles quando se sabe que há pouco movimento. Por exemplo: diariamente, no horário das 22h às 6h, e aos domingos e feriados.

Sensores de presença

Além de trocar as lâmpadas das áreas comuns pelas de LED, uma boa dica é instalar sensores de presença nas áreas de livre circulação. Alguns condomínios não têm janelas nas áreas internas e por isso precisam de iluminação artificial durante o dia. No entanto, deixar um local iluminado quando não há ninguém presente significa aumento da conta de luz e desperdício de energia. Atitudes simples, não é mesmo?

Luz natural

Janelas grandes e tetos solares permitem a passagem de luz natural. Dessa forma, ligar o interruptor na presença de luz solar torna-se desnecessário.

Pintura esperta

Quando chegar a hora de retocar a pintura das áreas comuns, prefira as tintas claras, pois elas refletem a luz e ajudam a deixar os ambientes mais iluminados. Ah, não se esqueça de optar pelas tintas à base de água, pois são mais sustentáveis!

Viu como é fácil? Atitudes simples fazem a diferença! Leve essas ideias na próxima reunião de condomínio e ajude a tornar o seu prédio mais sustentável! Seu bolso agradece e o meio ambiente também! 🙂

Fonte: Condomínios verdes

Inspeção predial

A importância da inspeção predial

Em curso promovido recentemente pelo Secovi Londrina, o engenheiro civil Jairo Negro tratou da importância da manutenção e inspeção corretas nos condomínios

Problemas hidráulicos ou elétricos, rachaduras e infiltrações podem atingir todo tipo de condomínio e costumam ser motivo de “dor de cabeça” para síndicos e moradores. Isso pode acarretar problemas financeiros e estruturais, sem falar nos conflitos de relacionamento entre moradores, caso o problema não seja resolvido em tempo.

Em curso promovido recentemente pelo Secovi Londrina, o engenheiro civil Jairo Negro tratou da importância da manutenção e inspeção corretas nos condomínios. Saiba mais sobre o assunto:

COMO SE FAZ UMA INSPEÇÃO PREDIAL

A inspeção predial é uma vistoria que necessita de profissional especializado no assunto, com visão sistêmica da edificação, bem como conhecimentos técnicos sobre materiais, sistemas e funcionamentos.

Lembramos que esta vistoria tem como produto um laudo e que o mesmo deverá, obrigatoriamente, conter:

– Classificação das anomalias quanto ao risco e grau de urgência.

– Lista de prioridades técnicas com orientações, de acordo com as anomalias constatadas.

– Classificação do estado de conservação da edificação.

O QUE SE DEVE INSPECIONAR E COMO

O inspetor predial deverá inspecionar a edificação como um todo, a princípio, não cabendo levantamentos de dados por amostragem ou vistorias parciais.

Isso significa que, por exemplo, em casos de vistoria em instalações elétricas, todos os quadros elétricos deverão ser abertos e verificados, de acordo comum.

Para vistorias em sistemas civis ou hidráulicos, deve-se inspecionar todos os elementos visíveis e verificar as anomalias que indicam perdas de desempenho ou outros problemas em trechos não aparentes, como é o caso de manchas de infiltração de água junto a tubulações hidráulicas. Se esta tubulação for de ferro galvanizado e tiver mais de 15 anos, é provável que haja perda de desempenho já avançada, pois a vida útil prevista para esse tipo de sistema, feito com esse material, é em torno de 15 a 20 anos.

Portanto, os sistemas e equipamentos passíveis de inspeção, seja qual for o nível contratado, são, basicamente:

– Estrutura, alvenaria, revestimentos, instalações hidráulicas, combate a incêndio e gás, instalações elétricas e para-raios, ar-condicionado, ventilação forçada (exaustores e ventiladores), elevadores, escadas rolantes, bombas e outra máquinas, piscinas e outros equipamentos de lazer, incluindo condições de playground; paisagismo.

INFILTRAÇÕES

Danos causados pela água:

– Objetos, equipamentos; apodrecimento de madeiras; corrosão de metais; desprendimento de revestimentos; instalações elétricas.

FISCALIZAR PARA EVITAR PROBLEMAS

– Fixação de antenas; para-raios; poste de iluminação; torneira de jardim; grades; oxidação nas ferragens da laje da caixa d´água; ralos de marquise; vazamentos e dimensionamento; acúmulo de água sobre a manta; dimensionamento de muros.

Fonte: Sindiconet